A GORDIUS gazdálkodási rendszerre épülő
Vezetői Információs Rendszer
A vezetői információs rendszer (VIR) kialakításának célja, hogy használói könnyen és gyorsan kapjanak aktuális információt a teljes szervezet és valamennyi felügyelt terület működéséről, ezzel is támogatva a döntéshozatal folyamatát.
A Gordius VIR felületén szerepel valamennyi kritikus paraméter, ami a működés felügyeletéhez nélkülözhetetlen, ideértve a költségvetés alakulásával kapcsolatos naprakész információkat, illetve a kiemelt projektek alakulásáról szóló tájékoztatókat is.
A VIR használatával
- a felügyelt terület működése jól átlátható és hatékonyan monitorozható,
- a döntéshozatalt naprakész, megalapozott információk támogatják,
- a korai figyelmeztető jelzések gyorsabb beavatkozási lehetőséget teremtenek,
- az információk hatékony automatizmusok mentén állnak rendelkezésre.
A VIR felülete könnyen, gyorsan áttekinthető, mégis tartalmazza azokat az információkat, amire egy vezetőnek szüksége lehet a mindennapokban.
A rendszer az adatokat automatikusan összegyűjti, és a vezetők számára lényeges információkat az előre meghatározott és elvárt bontásban prezentálja táblázatok és diagramok megjelenítésével.
A GORDIUS-ból átemelhető, a VIR-ben megjeleníthető alapadatok:
- előző évi költségvetési beszámoló teljesítési adatai
- aktuális év költségvetési előirányzatai
- eredeti terv
- módosított terv
- teljesítés (kötelezettségvállalás, pénzforgalom, szabad előirányzatok)
A VIR az önkormányzat (hivatal) költségvetésének szerkezetét, felépítését követi, azáltal egyedi és sajátságos. A táblázatok szerkezetét, tartalmát, valamint a diagramok típusait a felhasználókkal közösen definiáljuk és alakítjuk ki.
A fejlesztés során arra törekedtünk, hogy
- gyorsan (néhány egérkattintással) lehessen kiválasztani a kínálati listából a kért adatokat,
- lehessen szabályozni az adatok részletezettségét (sorok kibontását, tömbök összezárását),
- a jobb áttekinthetőség érdekében lehetőség szerint csak a releváns adatok (adatsorok) legyenek a képernyőn,
- az adatok frissítése automatizált legyen,
- az előre definiált táblázatok, lekérdezések, kimutatások bővíthetők legyenek.
A lekérdezések tartalma és jellemzői:
Annyiféle lekérdezés (táblázat) készül, ahány témát és/vagy költségvetési táblát kiválasztanak a felhasználók. Ez akkor is igaz, ha pl. az önkormányzat kiadásai egyetlen táblában vannak megtervezve, ez esetben ugyanis témák szerint (vagy pl. szervezeti egységenként) külön-külön is megjeleníthetők az adatok, biztosítva ezzel a jobb áttekinthetőséget. A legfontosabb témák így önállóan is elemezhetők, a többi feladat pedig az összesítő táblákban jelenik meg.
Minden tábla a költségvetési terv szerkezetét tükrözi, vagyis ugyanazok az oszlopok (tulajdonságok) jelennek meg, mint a költségvetés táblázataiban. Ezáltal a felhasználók az általuk már (a tervezésből és a mindennapi gyakorlatból is) jól ismert és megszokott táblázatokkal szembesülnek, ezáltal egyszerű azok értelmezése.
Valamennyi táblázatban megjeleníthetők az eredeti és a módosított előirányzatok, valamint az aktuális teljesítési adatok. (A teljesítési adatok közvetlenül a Gordius rendszerből kerülnek át a VIR-be, vagyis az abban lévő adatok feldolgozottságától, naprakészségétől függ, hogy mikori és milyen tartalmú adatok jelennek meg a VIR tábláiban.)
A teljesítési adatok nemcsak a már ténylegesen befolyt (bevételi) és kifizetett (kiadási) tételeket tartalmazzák, hanem lehetőség van a kötelezettségvállalások figyelembevételével összesített adatok (lekötött előirányzatok), illetve ebből következően a lekötetlen, még rendelkezésre álló, szabad előirányzatok, források megjelenítésére is.
Sok esetben áttekinthetőbbek és gyorsabban elemezhetők az adatok, ha azok nem csupán táblázatos elrendezésben, hanem diagramon, grafikonon kerülnek bemutatásra. A VIR tábláiból egyetlen egérkattintással érhetők el az ilyen adatmegjelenítések is.
Úgynevezett interaktív kapcsolókkal lehet a hosszú (sok adatsort tartalmazó) táblázatokat szűkíteni (majd bővíteni), annak érdekében, hogy lehetőség szerint mindig csak azok az adatok jelenjenek meg, amikre kíváncsi a felhasználó, és a VIR-ben (a táblák között) történő navigációt is interaktív kapcsolók teszik egyszerűvé.
Folyamatos működés és működtetés esetén az új költségvetési év szerinti táblák elkészítésekor már összehasonlító adatsorokat is meg lehet jeleníteni. Ilyen lehet például a korábbi évek előirányzata vagy az előző év teljesítési adatai is.